FAQ E-Rechnung
E-Rechnung
FAQ
VeR
Um die Einführung der E-Rechnung erfolgreich zu gestalten, haben wir uns gemeinsam mit der DZB BANK GmbH und ANWR GROUP dazu entschlossen, dem Verband elektronische Rechnung (VeR) beizutreten.
Hinweis
Die auf dieser Webseite bereitgestellten Informationen zur elektronischen Rechnung dienen ausschließlich allgemeinen Informationszwecken und stellen keine Rechtsberatung dar. Für spezifische rechtliche Fragen oder eine individuelle Beratung wenden Sie sich bitte an einen qualifizierten Rechtsberater.
FAQ E-Rechnung und E-Rechnungspflicht
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und der CEN-Norm EN 16931 entspricht.
Eine PDF-Rechnung gilt demnach nicht als E-Rechnung.
Ab wann gilt die Pflicht?
Die Pflicht zum Empfang einer E-Rechnung gilt ab dem 01.01.2025. Für den Versand gelten Übergangsregelungen.
Welche Formate sind erlaubt?
Nach aktuellem Stand sind die Formate
- ZUGFeRD (PDF sowie XML-Datensatz) und
- XRechnung (nur XML-Datensatz)
zulässig, solange diese konform mit der EN16931 sind.
Dies gilt ebenfalls für EDI-Formate sowie ausländische elektronische Rechnungsformate.
Welche Übergangsregelungen gibt es?
Für den Rechnungsversand gelten folgende Übergangsregelungen:
- Papierrechnungen können bis zum 31.12.2026 bzw. für Kleinunternehmen mit einem Jahresumsatz < 800.000 EUR bis zum 31.12.2027 übermittelt werden
- PDF-Rechnungen und sonstige Formate, die nicht der EN 16931 entsprechen, können mit Zustimmung des Empfängers bis zum 31.12.2026 bzw. für Kleinunternehmen mit einem Jahresumsatz < 800.000 EUR bis zum 31.12.2027 übermittelt werden
- EDI-Formate, welche nicht der EN 16931 entsprechen, können mit Zustimmung des Empfängers bis zum 31.12.2027 übermittelt werden
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Grafik „Details zu den Übergangsregelungen“.
Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnung?
- Optimierung der Rechnungsverarbeitung durch automatisiertes Einlesen der Rechnungsdaten
- Steigerung der Datenqualität durch verringerte Fehleranfälligkeit
- Schnellere Bearbeitung und pünktlichere Zahlung
- Einsparpotenziale im Rechnungsversand durch Einsparen von Papier und Porto
- Steigerung der Prozessqualität durch automatische Erstellung und Validierung von Rechnungen
Wann gilt eine E-Rechnung als zugestellt?
Ab dem Zeitpunkt, an dem die Rechnung beim Empfänger bzw. dessen Provider gespeichert ist und abgerufen werden kann, gilt diese als zugestellt.
Wie werden Korrekturen bei fehlerhaft erstellten E-Rechnungen behandelt?
Grundsätzlich kann eine fehlerhaft erstellte E-Rechnung nicht einfach verworfen und im Gegenzug eine neue Rechnung übermittelt werden. Eine Korrektur muss immer Bezug auf die ursprüngliche Rechnung nehmen.
Gibt es auch Regelungen für den Rechnungsaustausch ins Ausland?
Das Wachstumschancengesetz regelt lediglich den Rechnungsaustausch im B2B-Bereich innerhalb Deutschlands. Mit der ViDA-Initiative arbeitet die EU an einem grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch zwischen den Mitgliedsstaaten. Die dazugehörige Verordnung ist aktuell noch nicht verabschiedet.
Welche Vorteile haben Händler in der Zusammenarbeit mit der AKTIVBANK AG im Originalbelegverfahren?
Im Originalbelegverfahren erhalten wir den Originalbeleg vom Vertragslieferanten. Die AKTIVBANK AG ist in der Lage, die zulässigen E-Rechnungsformate zu empfangen und zu verarbeiten. Die Belege werden revisionssicher archiviert und wir erstellen für unsere Anschlusshäuser zusätzlich eine Visualisierung, die abgerufen werden kann. Somit werden alle gesetzlichen Anforderungen zum Empfang von E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 für Händler erfüllt.
Welche Inhalte des Entwurfsschreibens des BMF vom 13.06.2024 sind wichtig?
- Es können alle elektronischen Formate verwendet werden, die der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, es liegt keine Beschränkung auf nationale Formate vor, demnach können auch die Formate FatturaPA (Italien) oder
- Factur-X (Frankreich) verwendet werden
- EN 16931 gibt die Verwendung des strukturierten Datenformates XML für die E-Rechnung vor und wird laufend weiterentwickelt
- Enthält der Bildteil bei einem hybriden Format keine von dem strukturierten Teil abweichenden Rechnungsangaben, handelt es sich bei dem Bildteil um ein inhaltlich identisches Mehrstück (enthält der Bildteil abweichende Rechnungsangaben, stellt dieser ggfs. eine weitere sonstige Rechnung dar)
- Es ist unschädlich, wenn die Datei zu einer E-Rechnung mehrfach übersandt wird, solange es sich um dieselbe Rechnung handelt und die Übermittlung nur als inhaltlich identisches Mehrstück erfolgt
- Der Rechnungsaussteller kann die ausgestellte E-Rechnung berichtigen, diese muss ebenfalls in der dafür vorgeschriebenen Form erfolgen, eine Übermittlung der fehlenden oder falschen Angaben in einer anderen Form ist nicht ausreichend
- Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass dieser in seiner ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden – eine maschinelle Auswertbarkeit seitens der Finanzverwaltung muss sichergestellt sein
Details zu den Übergangsregelungen
